GBHV (Garis Besar Haluan Volunteering), FAQ, dan Sistem Kerja SHOES FOR FLORES

GBHV (Garis Besar Haluan Volunteering),
FAQ, dan Sistem Kerja SHOES FOR FLORES

S
ejak mulai beraksi tahun 2014, SHOES FOR FLORES menyadari bahwa akan ada tanggung jawab dalam pengelola program ini. Meskipun bersifat amal, sukarela, dan sosial, kami sebagai volunteers tahu bahwa peran kami disini adalah sebagai ‘perpanjangan tangan’ dari para donatur maupun simpatisan pendidikan. Kami juga menyadari bahwa dalam mengurusi program ini, niat baik saja tidak cukup, haruslah dibarengi dengan tanggung jawab, ketelitian, profesionalisme, juga sistem kerja yang baik. Tanpa disadari SHOES FOR FLORES telah menjadi ‘sekolah’ bagi kami untuk melatih diri dalam me-manage kegiatan.

Untuk itu, ada panduan-panduan, GBHV (Garis Besar Haluan Volunteers), kami pakai dalam kerja SHOES FOR FLORES, yang kami himpun, kami dapatkan, dan kami kembangkan selama kegiatan demi kegiatan dilangsungkan.

F.A.Q : HOW TO BE VOLUNTEERS

Mengisahkan cerita kepada anak-anak

Siapa bisa jadi Volunteers SHOES FOR FLORES?
1.     Siapa pun, tua-muda, dari berbagai latar belakang pekerjaan dan agama, bisa jadi bagian dari keluarga besar SHOES FOR FLORES. Komunitas ini tidak bersifat ekslusif atau tertutup hanya untuk satu golongan saja.
2.     Siapa pun yang merasa ada ‘keterpanggilan’ untuk peduli, baik peduli sosial, maupun secara khusus peduli pada dunia pendidikan. Jika merasakan kerinduan untuk bisa memberi manfaat bagi sesama dan merasakan dorongan untuk menjadi pribadi yang bermanfaat bagi lingkungan.
3.     Siapa pun yang merasakan kedekatan dengan Flores; entah berasal dari Flores, berdomisili di Flores, pernah datang ke Flores, atau mengenal/ingin mengenal Flores.

Syarat-Syarat jadi Volunteers SHOES FOR FLORES?
Pada dasarnya tidak ada persyaratan khusus untuk menjadi relawan/volunteers SHOES FOR FLORES, karena kegiatan ini bersifat sukarela. Namun, untuk memperjelas platform,  selain point-point di atas, yang menjadi volunteers SHOES FOR FLORES adalah mereka yang:
1.     Dengan niat pribadi dan tulus mau beraksi membantu atau menginspirasi anak-anak SD di pedalaman Flores.
2.     Tidak membawa atau mengusung ideologi yang bertentangan dengan Pancasila maupun hukum yang berlaku di Indonesia.
3.     Tidak membawa atau mewakili PARTAI POLITIK, atau tidak bergabung dengan membawa sebuah tendesi atau tujuan politis. Charity is charity, Bro!
4.     Bersedia meluangkan waktu untuk bersama-sama berdiskusi tentang proses serta pelaksanaan kegiatan, bersedia bersama-sama menyiapkan program (termasuk hal-hal teknis, survey, belanja, pengepakan barang, transportasi, acara, dll sesuai bidang-bidang yang dimiliki SHOES FOR FLORES).
5.     Berpikiran terbuka, menerima perbedaan, dewasa, dan komitmen.


Jika berada di luar Flores (Jawa, Sulawesi, Kalimantan, Sumatera, dll) bisakah berpartisipasi menjadi Volunteers SHOES FOR FLORES?

SANGAT BISA. Kami menamakannya sebagai LDV (Long Distance Volunteers). Ada banyak hal yang bisa dilakukan untuk mendukung SHOES FOR FLORES meskipun teman-teman berada di luar Flores, misalnya:
1.     Menjadi donation’s collector, mengumpulkan bantuan misalnya buku-buku, alat tulis, dan barang-barang kebutuhan anak-anak SD lainnya kemudian mengirimkan ke:


Lebih detail mengenai barang apa saja yang cocok untuk anak-anak di pedalaman Flores, bisa dibaca di link berikut:

PANDUAN DONASI BARANG

2.     Menghubungkan SHOES FOR FLORES dengan lembaga/organisasi/perusahaan dll yang punya misi atau divisi yang berkaitan dengan pendidikan atau kepedulian sosial. Misalnya, sebuah perusahaan susu, penerbit buku, produsen tas sekolah, atau lainnya. SHOES FOR FLORES juga bermitra dengan komunitas-komunitas sosial lainnya di Nusa Tenggara Timur, sehingga kami juga bisa bersama membantu daerah lain yang ada di sekitar Nusa Tenggara Timur.

3.     Menyebarkan semangat kepedulian sosial. Tidak harus mengusung nama SHOES FOR FLORES, namun bisa merangkul kelompok/komunitas manapun di Indonesia dan dorong untuk berimpact bagi lingkungan terdekat.

4.     Bisa berkunjung sendiri secara langsung ke Flores, dan bersama-sama mendatangi sekolah-sekolah pedalaman Flores yang masuk dalam program SHOES FOR FLORES. We are happy to have you, kakak!

STRUKTUR & SISTEM KERJA
Demi kelancaran kegiatan, semua volunteers berkoordinir sesuai kebutuhan pelaksanaan kegiatan/ acara, dengan tanggung jawab secara umum maupun spesifik, dengan divisi-divisi sbb:

Divisi Logistik:
mengurus keluar-masuknya barang bantuan, mengatur dan mensortir/ memfilter kiriman yang masuk. Divisi logistik tidak hanya menampung atau menerima barang, tapi mengecek laik tidaknya barang untuk diberikan ke anak-anak, termasuk konten buku-buku bacaan yang disumbangkan (untuk menghindari buku-buku yang isinya untuk usia dewasa). Divisi logistik juga mengatur barang sampai kegiatan pembagian bantuan, pembelanjaan barang dan pengepakan.

Divisi Survey:
melakukan kunjungan awal (pre survey maupun survey) untuk melihat langsung kondisi sekolah yang hendak dibantu, bertemu dengan pihak sekolah serta anak-anak, mengecek kekurangan-kekurangan yang ada di sekolah tersebut. Divisi ini perlu membangun kontak dengan pihak sekolah, aparat desa/dusun setempat. Selain itu juga mengecek kondisi jalan untuk kepentingan kelancaran transportasi, membuat pemetaan lokasi untuk mengetahui pos-pos kegiatan (pos pengecekan kesehatan, pos kelas inspirasi, pos game) juga lokasi ekstra untuk menginap bagi volunteers (karena kegiatan Shoes For Flores umunya termasuk menginap di kampung tempat kegiatan dilaksanakan).

Divisi Transportasi:
mengurusi transportasi saat kegiatan hendak dilaksanakan, mencari  kendaraan (tergantung sasaran, misalnya kegiatan di pulau, maka juga mengecek kapal, dst) yang cocok dengan kondisi lapangan, memperhitungan waktu perjalanan return  ke dan dari lokasi kegiatan.

Divisi Acara:
Mendesign serta mengatur program acara untuk pelaksanaan kegiatan. Mengkoordinasikan hal-hal yang akan dilaksanakan di sekolah yang hendak dikunjungi: menyiapkan games edukatif, mengatur jadwal pemutaran film/atraksi, mengatur pelaksanaan Cek kesehatan, mengkonsepkan sistem pembagian bantuan ke anak-anak.

Divisi Konsumsi:
Mengatur kebutuhan konsumsi selama kegiatan. Baik untuk anak-anak (snacks, vitamin, susu) juga konsumsi untuk volunteers.

Divisi Dokumentasi:
Merekam dan mendokumentasikan kegiatan. Mengatur file-file untuk publikasi dan arsip.

Para volunteers yang baru bergabung, dapat memilih salah satu divisi, yang sesuai dengan karakter, bakat, serta kemampuan dirinya.

Ibu Susi Koppmann dari BANK SAMPAH ikut berpartisipasi mengkampanyekan soal sampah
Semua divisi saling terhubung, bekerjasama dan berkoordinasi, juga tentu terhubung dengan:

Koordinator Umum/ Penanggung Jawab Umum:
Bertugas mengkoordinasikan, mengetahui, bertanggung jawab, mengkonsultasikan secara umum atas nama SHOES FOR FLORES dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh SHOES FOR FLORES.

Bendahara: Bertugas menangani, mendata, dan melaporkan keuangan SHOES FOR FLORES.


 Sekretaris: Mencatat, menginventarisasi, merekapitulasi kegiatan SHOES FOR FLORES (mulai dari pre survey, meeting, proses persiapan, pelaksanaan acara, evaluasi, dll).

 PROSEDUR KEGIATAN “SHOES FOR FLORES”

Sejumlah proses perlu dilewati dan dijalankan oleh volunteers, sebelum kegiatan dieksekusi. Adapun prosedurnya adalah sbb:

1.     Receiving Issue
Tahap paling awal, dimana kita berbagi informasi kepada sesame volunteers saat baru mendengar atau melihat kabar bahwa ada sekolah yang keadaannya memprihatinkan dan butuh support. Ini biasanya muncul spontan, entah dari internet atau dari orang-orang yang kebetulan mengetahui bahwa ada sekolah yang butuh ‘kunjungan.’ Kita akan mempertimbangkan informasi yang masuk, juga meneliti lewat foto atau mengontak pihak yang memberi kabar.

2.     Pre Survey
Jika sebagian besar volunteers sepakat bahwa sekolah yang dikabarkan tersebut layak dan berpotensi dibantu, maka diadakanlah pre survey ini.
Tujuan dari pre survey adalah mengecek secara langsung, mendatangi sekolah yang dikabarkan untuk melihat keadaan riil. Pada tahap ini, kunjungan ke sekolah bersifat kunjungan biasa, tanpa ada “janji-janji” terhadap pihak sekolah, sebab dari hasil pre survey ini harus didiskusikan bersama lagi, apakah memang laik atau tidak. Patokan laik atau tidaknya sebuah sekolah dibantu, dapat dilihat dari kondisi fisik anak-anak, kelengkapan sekolah, kondisi fisik sekolah. Ada sekolah yang di foto kelihatan darurat tapi pada saat pre survey dilakukan ternyata sekolahnya sudah pindah atau sedang ditangani pemerintah atau lembaga lain. SHOES FOR FLORES menghindari adanya tumpang tindih bantuan. Pre survey juga berguna untuk mengetahui masalah keuangan sekolah, bantuan pemerintah atau lembaga apa saja yang sudah atau akan diterima. Ini krusial, sebab SHOES FOR FLORES hanyalah sebuah komunitas, bukan yayasan, atau lembaga berbadan hokum. Apalagi tujuan SHOES FOR FLORES bukan untuk memperbaiki gedung sekolah atau support keuangan sekolah. SHOES FOR FLORES hanyalah kumpulan orang-orang yang sudah memiliki kesibukan sendiri/punya profesi sendiri yang ingin memanfaatkan waktu luang untuk peduli pada daerahnya, terutama di bidang pendidikan.

3.     Survey
Dari hasil pengecekan langsung saat pre survey, volunteers kembali berkumpul untuk mendengarkan laporan tim pre survey. Apakah memang butuh didatangi untuk diselenggarakan kegiatan atau sebaiknya mencari sekolah lain yang lebih butuh didatangi.

Bila ternyata sekolah ini dipandang perlu disupport anak-anaknya, maka diadakanlah survey bagian kedua. Ini sudah pada level: KESEPAKATAN UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN DI SEKOLAH DIMAKSUD. Nah, saat survey kedua ini, volunteer akan memberikan pernyataan kepastian kepada pihak sekolah. Dengan otomatis, dimulailah kerjasama dengan pihak sekolah, seperti:
-       mengumpulkan data yang mendetail dari tiap siswa (mengukur ukuran kaki setiap anak untuk sepatu, mengukur ukuran badan setiap anak untuk pakaian seragam, mendata kelengkapan buku serta perpustakaan, mendata kekurangan-kekurangan lain – kebersihan anak, kelengkapan dasar sebuah ruang sekolah, misalnya poster-poster pendukung kegiatan belajar). Kenapa harus detail setiap anak? Karena volunteers SFF tidak mau pengorbanan waktu dan tenaga yang mereka berikan sia-sia/ tidak tepat sasaran. Selain bahwa ini juga merupakan bentuk komitmen atas kepercayaan dari para donatur (yang sebagian besar donatur merupakan orang-orang yang dikenal pribadi oleh para volunteers, sehingga masing-masing, baik volunteers maupun donatur, merasa bahwa apa yang diberikan memang benar-benar akan digunakan oleh anak-anak. Tidak asal-asalan. We don’t want to waste our time and energy for nothing, hit-or-miss, or for hurry-scurry actions.
-       Mengecek ruang dan ketersediaan lahan untuk nantinya dipakai dalam kegiatan. Misalnya, ruangan mana untuk menyimpan barang-barang yang dibawa, ruang mana untuk pengecekan kesehatan anak, ruang mana untuk pemutaran film, halaman sekolahnya cukup atau tidak untuk dilaksanakan games, dll. Sekali lagi, SHOES FOR FLORES tidak mau datang sekedar bagi-bagi barang langsung pulang. WE DON’T DO THAT. Kami ingin mempersiapkan segalanya dengan baik sehingga anak-anak merasakan arti kehadiran kami, anak-anak merasa bahwa mereka diperhatikan, pihak sekolah juga merasa bahwa mereka istimewa. Ingat, sekolah yang didatangi adalah sekolah pedalaman, yang jarang sekali dikunjungi. Apa yang bisa memotivasi mereka bila kita tidak memperlakukan mereka secara istimewa sesekali????? Memberi perasaan bahwa dalam keterbatasan, mereka tidak benar-benar sendirian, ada yang peduli.
-   Bertemu dengan Kepala Desa/ Kepala Dusun sebagai pemimpin wilayah, sekaligus meminta ijin pelaksanaan kegiatan. Beberapa hal mungkin bisa disupport oleh pihak pemerintah desa, misalnya sound system, terpal (jaga-jaga bila turun hujan) dll untuk mendukung kegiatan nanti.

4.     Publikasi untuk Fund & Donation Raising
Dari data-data yang ada, volunteers melakukan fundraising (penggalangan dana) maupun pengumpulan donasi barang. Dilakukan kalkulasi kira-kira berapa besar biaya yang dibutuhkan. Caranya lewat menyebarkan postingan di Facebook, komunitas-komunitas, ke orang-orang yang dikenal bisa membantu mendukung kegiatan ini.

5.     Collecting Donation & Belanja Barang
Setelah dana yang dibutuhkan terkumpul, begitupun barang-barang yang masuk ke Stock Station mencukupi, maka dilakukan pemilihan barang (cocok atau tidak cocok dengan kebutuhan/fisik anak-anak/sekolah), memastikan kekurangan-kelebihan stock barang. Kekurangan-kekurangan akan ditutupi dengan belanja di toko. Biasanya yang dibelanjakan paling utama adalah seragam, sepatu, tas sekolah, dan alat-alat tulis siswa. Lalu jika harus menyewa kendaraan (truck atau pick up-karena semua sekolah yang disasar adalah di pedalaman sehingga akses susah dgn sedan/skuter.), maka diberikan anggaran untuk itu. Demikianpun bila dibutuhkan tambahan suplemen bagi anak-anak, snack, konsumsi.

6.     Packing & Task Affirmation
    Barang-barang belanjaan dikepak sesuai data anak-anak per jenis kelamin, per kelas supaya tidak amburadul saat tiba di lokasi dan penyerahan ‘hadiah’. Tahap ini juga diadakan meeting untuk pemantapan tugas masing-masing divisi, mendengarkan masukan dan kesiapan tiap volunteers.

7.     Berangkat, Tiba, Aksi
SHOES FOR FLORES hampir selalu melakukan aksi selama dua hari, dengan tujuan menjalin keakraban dengan anak-anak serta warga, maka diadakan semacam “live in”-menginap di kampung sekolah tersebut.

Hari Pertama
Biasanya diisi dengan ramah tamah, perkenalan dengan pihak sekolah serta anak-anak. Mulai dengan pemanasan untuk game. Pengenalan lokasi serta pengaturan logistik. Malam menginap di sekolah (dlm ruangan/di halaman-camping).

Aksi Hari Kedua
Ini adalah puncak acara. Akan sangat padat sesuai dengan yang telah direncanakan. Mulai pagi hari hingga selesai tengah hari. Kebersamaan akan sangat terasa di hari ini, kesibukan suasana.

8.     Evaluasi
Setelah kegiatan dilaksanakan. Selang beberapa hari diadakan evaluasi kegiatan. Apa-apa sajakah yang keliru, yang tidak beres, kendala, keistimewaan, kesan baik, dll yang didapatkan. Tujuan dari evaluasi adalah untuk mengetahui kekurangan-kelebihan yang terjadi saat kegiatan sebelumnya berlangsung.

Tindak lanjut dari evaluasi adalah LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN & LAPORAN KEUANGAN yang nantinya akan dipakai sebagai pertanggungjawaban kepada donatur, maupun untuk pengajuan proposal kegiatan berikutnya.

“Be of service. Whether you make yourself available to a friend or co-worker, or you make time every month to do volunteer work, there is nothing that harvests more of a feeling of empowerment than being of service to someone in need. “
Gillian Anderson

Label: